韓国への社員旅行は「近い・安い・満足度が高い」一方で、幹事さんにとっては短期間で決めるほど抜け漏れが出やすいのが落とし穴です。
航空券・ホテル・食事・移動・観光・自由行動・緊急時対応……全部を一人で抱えると、当日に必ず何かが起きます。
そこで本記事では、出発3ヶ月前から当日までを時系列で整理し、幹事がやるべきことを「チェックリスト化」しました。
実際には6か月前くらいから動かれることをお勧めいたします。
社内稟議や参加者案内、現地での連絡体制まで含めた“完全版”です。これをそのまま使えば、準備はかなりラクになります。
まず押さえる：幹事の仕事は「手配」より「設計」
社員旅行の幹事は、航空券やホテルを取る“手配係”と思われがちですが、本当の役割は旅行全体の設計者です。満足度は「どこへ行くか」よりも、
- 参加者が迷わない（集合・移動・自由行動の設計）
- 不満が出ない（食事・予算・部屋割り・ルール）
- トラブルに強い（連絡体制・保険・緊急時）
この3点で決まります。
韓国は日本から近いからこそ「まあ何とかなるでしょ」で進めると、当日グダグダになりやすい。
準備は段取りで勝ちます。
手配関係は弊社にお任せください。
【3ヶ月前】方向性を決める（ここが9割）
韓国の場合は飛行機の便数も多いため、わかりやすく3か月前と書いていますが、実際は6か月前くらいから進めていただくほうが、安くてよいホテルが取れたりします。
✅1）目的と「優先順位」を決める
最初に決めるべきは、観光地ではなく旅行の目的です。社員旅行には主に3パターンあります。
- 慰安（とにかく楽しむ・リフレッシュ）
- 表彰（特別感・体験・食事の質）
- 研修・チームビルディング（学び・交流・仕掛け）
目的が曖昧だと「観光したい派」「自由にしたい派」「食事重視派」で揉めます。
幹事としては優先順位を明文化しておくのが最強です。
例：「今回の優先順位は①全員が楽しめる食事②交流時間③観光は厳選、自由行動も確保」
✅2）参加人数（概算）・日程候補・出発地を固める
まずは社内アンケートを取り、参加人数の概算を出します。
航空券・ホテルの手配は人数が命。
日程は「金曜出発」「連休絡み」など人気日程ほど高くなるので早目早目にご準備いただきますと、弊社で見積もり手配に入ります。
✅3）予算枠（1人あたり総額）を確定する
幹事が最初に詰むのは「予算が曖昧」なケースです。
社員旅行の予算は、少なくとも次の2つを分けて考えます。
- 会社負担：交通・宿泊・団体行動の食事・団体観光・保険
- 自己負担：自由行動の飲食・買い物・個人的なオプション
「会社負担はいくらまで」「自己負担はどれくらい想定」まで言語化すると、後の不満が激減します。
✅4）ざっくり行程（骨組み）を作る
この段階で作るのは、細かい分刻みの旅程ではなく骨組みです。
- 何泊何日（例：2泊3日）
- 1日目：到着→市内→夕食
- 2日目：団体行動（観光 or 体験）＋自由行動
- 3日目：買い物→空港→帰国
ここが固まれば、見積もり・社内説明・参加者案内が一気に進みます。
✅5）航空券（または座席確保）を進める
韓国は便数が多いですが、団体はまとまった席が取りにくい時期があります。
ポイントは2つ。
- 発着時間は“現地滞在時間”に直結する（到着が夜だと初日が消える）
- 乗り継ぎや空港移動は団体だと疲れる（基本は直行便推奨）
ご希望をお伺いさせていただければ弊社で便と時間、料金を出しますので、比較いただければと思います。
✅6）ホテル選び（立地と部屋割りを先に決める）
ホテルは「グレード」より立地と動線です。団体の場合は、
- 集合しやすいロビー・導線
- 朝食の混雑（団体は時間指定できるか）
- ツイン・ダブル比率、シングル希望の扱い
- 近隣にコンビニ・飲食・観光があるか
そして、部屋割りで揉めないために、事前ルールを決めます。
例：「基本は2名1室、同性・同部署優先。希望は第2希望まで。シングル希望は追加料金を自己負担」
✅7）団体行動（観光・体験）と食事を押さえる
韓国社員旅行の満足度は、正直食事で決まることが多いです。
団体で入りやすく、盛り上がりやすいのは
- 韓国焼肉（サムギョプサル等）
- タッカンマリ、鍋系
- 伝統料理（コース）
- 屋台・市場（ただし団体は“案内役”が必要）
店は「美味しい」だけではなく、団体対応（席・提供スピード）が重要です。
お店手の手配も弊社にお任せください。
✅8）現地移動（専用車／チャーター）を検討する
人数が10名以上なら、現地移動は専用車（チャーター）があると段取りが激変します。
団体で地下鉄・バス移動をすると、迷子・遅延・疲労が一気に増えます。
特に初めての海外社員旅行ほど、移動はお金で解決した方が成功率が高いです。
こちらも、現地ガイドとともに弊社にて最適な乗り物を手配させていただきます。
【2ヶ月前】参加者対応フェーズ（ここが幹事の腕）
✅9）参加者へ「案内文」を配布（PDF or 共有リンク）
参加者が不安になるのは、情報が無い時です。
配布する案内は最低限これだけ。
- 日程・集合時間・集合場所（地図付き）
- 旅程の概要（当日用の簡易版）
- 服装・持ち物（季節・歩く量を明記）
- 支払い（会社負担／自己負担）
- 緊急連絡先・集合チャットの案内
- パスポート・必要書類の注意
ここで「質問が出そうなことを先回り」すると、幹事の問い合わせが激減します。
✅10）社内稟議・精算フローを確定する
地味に大事なのがここです。
- 立替が必要か
- 支払方法（会社カード／振込／現地精算）
- 領収書の要否（会社規定）
- キャンセル規定と自己負担の範囲
「あとで精算できると思ってたのに…」が一番揉めるので、ルールを文章にするのが正解です。
✅11）連絡体制を作る（LINE/Chat/Teams）
海外旅行では、連絡体制が命です。
おすすめは「全体チャット＋班ごとのサブチャット」。そして幹事は、
- 全体連絡用（集合・変更）
- 緊急対応用（迷子・体調不良）
この2つを分けておくと混乱しません。
さらに、現地で使う情報（ホテル住所・地図・旅程PDF）はピン留めしておくと神です。
【1か月前】最終確定＆トラブル対策
✅12）最終人数の確定・名簿作成
- 氏名（ローマ字表記含む）
- パスポート情報（必要に応じて）
- 緊急連絡先
- アレルギー・食事制限
- 体調配慮事項
この名簿は、旅行会社と幹事様だけが持つ形で管理し、必要に応じて共有範囲を決めましょう。
✅13）保険・緊急時対応（病院／大使館／カード紛失）
「起きないことを祈る」ではなく、起きた時の手順を決めておくと安心です。
- 体調不良：近隣病院・通訳・保険連絡先
- 盗難・紛失：警察→カード停止→必要なら大使館
- 迷子：集合場所と時間、連絡ルール
添乗員、または現地ガイドがついていればこれらは安心です。
幹事が当日パニックにならないだけで、全体が落ち着きます。
✅14）旅程の“当日用1枚版”を作る
旅程は長文だと読まれません。
当日用には、以下だけを1枚に。
弊社でも作成させていただきます。
- 日別の集合時間
- 集合場所（地図リンク）
- 代表連絡先
- ホテル名・住所（現地語表記があると便利）
【前々日】最終リマインドと確認
✅15）最終案内を全体チャットに送る
前日に送るのは、長文ではなく短く。
- 当日の集合時間・場所
- 持ち物（パスポート・充電・常備薬）
- 服装（寒暖差・歩く量）
- 緊急連絡先
- 旅程PDF（再掲）
✅16）幹事の持ち物チェック（これがあると勝つ）
- モバイルバッテリー（2個あると安心）
- 充電ケーブル
- 小分けの現金（立替用）
- 名簿（紙 or オフラインで見られる形）
- ペン・メモ
- 常備薬（胃腸薬・痛み止めなど）
【当日】バタつかない運営のコツ
✅17）集合は「早め＋目印＋チェックイン方式」
集合で迷子が出るのは、場所が曖昧だからです。
- 目印（改札前の○○、カウンター前など）
- 集合時間は“締切”として伝える（例：7:20集合／7:30締切）
- 到着した人からチェック（点呼）
「誰が来てないか」を把握できるだけで、安心感が違います。
添乗がつく場合は集合場所も弊社で作成させていただきますのでご安心ください。
✅18）出発前に“今日の流れ”を30秒で共有
当日の朝、幹事様が長く説明すると逆に混乱します。
「今日は到着後に市内へ移動→夕食→ホテル、自由時間は○時まで。困ったらこのチャットへ」
これくらいで十分です。
あとは添乗員、現地ガイドにお任せください。
まとめ
旅行の企画はとにかく早目早目が一番です。
飛行機なども安くで取れやすく、ホテルもご希望に添えるところの空いている確率が高まります。
飛行機は通常日が近づくほどに高くなり、空きも少なくなります。
ホテルにつきましても、安くてよいホテルほど早くにうまってしまいます。
確定人数は1か月ほど前でも結構ですので、まずはお問い合わせ頂き、行程や見積もりをご確認の上、ご予約をいただくのが先決です。
飛行機とホテルが押さえられれば、あとは観光＆昼食・夕食などは余裕をもって検討いただくことができます。
